Organizacja imprez – jak działają agencje?

Jak wygląda współpraca? W pierwszej kolejności dokładnie analizowane są nasze potrzeby. Określenie charakteru imprezy pozwoli na zaplanowanie stosownych atrakcji. Na tym kroku tworzone są główne założenia organizacyjne i jej ogólny plan. Następnym etapem jest wybór miejsca, które najlepiej nada się do organizacji spotkania.

Specjalista pracujący w firmie zajmującej się eventami wraz z klientem dokładnie planuje scenariusz imprezy. Bardzo ważne jest zadbanie o logistykę całego przedsięwzięcia. Zła organizacja sprawi, że zabawa może się nie udać a uczestnicy będą rozczarowani i sfrustrowani. Zadbanie o każdy szczegół pozwoli uniknąć nieprzyjemnych sytuacji.  Bardzo ważne jest by podczas współpracy z taką firmą podpisać umowę, w której określone zostały wszelkie aspekty. Realizacja imprezy odbywa się pod stałą koordynacją ze strony specjalistów zaplecza hotelowo-gastronomicznego i obsługi technicznej. Dla sukcesu zabawy kluczowe będzie wyposażenie sali, w której odbywać się będzie zabawa.

Podczas organizacji szkoleń czy kongresów, firma zadba by każdy miał wygodne miejsce do siedzenia i dobry widok na salę. Nie może zabraknąć łatwo dostępnego bufetu czy szwedzkiego stołu. W celu usprawnienia obsługi często wynajmowani są kelnerzy lub kelnerki. W sytuacji, gdy niezbędny będzie projektor, rzutnik lub telewizor obsługa techniczna zajmie się sprzętem i zagwarantuje wysokiej jakości urządzania. Gdy nadejdzie czas eventu program artystyczny powinien być stale kontrolowany przez specjalistów, którzy będą potrafili w razie ewentualnych zastrzeżeń szybko interweniować. Po udanym evencie spisywany jest raport z jej przebiegu, dokument finansowo-księgowy oraz następuje rozliczenie.

alkohol na eventach

Firmy zajmujące się organizacją eventów oferują nam przygotowanie konferencji, kongresów, gal, parkietów, imprez i wyjazdów firmowych oraz szkoleń. Styl w jakim odbywać się będzie event musi być dobrany do charakteru imprezy. Konferencje i kongresy będą utrzymywane w poważniejszym tonie niż imprezy integracyjne lub wyjazdy motywacyjne. W sytuacjach gdy głównym celem eventu jest zacieśnienie więzi między współpracownikami, dobre poczucie humoru połączone z szaloną zabawą, zaktywizuje każdego uczestnika i pozwoli przełamać lody. Wyjazdy firmowe mające na celu motywację pracowników często połączone są z wykładami coatchów, którzy pozwolą odkryć mocne i słabe strony każdego z uczestników zajęć. Oprócz lepszego poznania swoich możliwości, pracownicy poznają się nawzajem i nawiążą lepsze relacje.

Szkolenia organizowane przez firmy mają na celu przeszkolenie do określonej umiejętności, jednak mimo to zazwyczaj są łączone z wieczorową imprezą. Jest to świetny pomysł by połączyć przyjemne z pożytecznym. Popularnymi sposobami na wspólne spędzenie czasu pracowników jest paintball, lasertag, a dla osób nie przepadających za taką dawką adrenaliny z pewnością spodobają się wieczorki połączone z balem kostiumowym lub konkursem na najlepsze przebranie.

Pamiętajmy, ze jeśli jesteśmy klientami firmy zajmującej się organizacją eventów dokładnie ustalmy czego oczekujemy i w sytuacji gdy proponowany nam program nie odpowiada nam nie bójmy się odrzucić oferty. Nie zapominajmy, że to my będziemy uczestnikami imprezy, więc zabawa powinna spodobać się głównie nam. Pierwszym krokiem udanego eventu jest dobra organizacja, więc rozważnie dobierajmy firmę z którą rozpoczniemy współpracę. Najlepiej przejrzeć wszystkie oferty na rynku, a następnie porównać zakres ich usług oraz cenniki. Po tak dokładnym rozeznaniu podjęcie dobrej decyzji nie będzie już takie trudne. Profesjonalna firma sprawi, że impreza będzie jedyna w swoim rodzaju i pozostanie na długo w pamięci uczestników.


Poznaj więcej informacji dotyczących organizacji eventów – skorzystaj z propozycji In Spe- agencji eventowej: http://www.inspe-grupa.pl.

Dla Handlu © 2017